Chi phí thuê IT thuê ngoài cho doanh nghiệp 2026: bảng giá và cách tính

Với văn phòng 5–20 máy tính tại TP.HCM, thuê IT thuê ngoài thường tốn khoảng 3–8 triệu đồng mỗi tháng, tùy số máy và mức cam kết. Con số này thấp hơn nhiều so với chi phí thực tế của một nhân viên IT nội bộ. Bài viết này tính cụ thể cả hai phương án theo số liệu năm 2026, để bạn tự so với tình hình công ty mình.

Chi phí thật của một nhân viên IT nội bộ năm 2026

Mức lương chỉ là một phần. Khi cộng bảo hiểm, lương tháng 13 và chi phí đi kèm, một nhân viên IT hỗ trợ tại TP.HCM tốn khoảng 18–22 triệu đồng mỗi tháng.

Lương lấy theo khảo sát của JobsGO cho vị trí IT Support (trung bình tại TP.HCM khoảng 12,1 triệu; 1–3 năm kinh nghiệm khoảng 13,1 triệu; trên 3 năm khoảng 16 triệu). Tỷ lệ bảo hiểm 21,5% gồm BHXH, BHYT và BHTN phần doanh nghiệp đóng năm 2026, theo MISA AMIS.

Ngoài tiền, có ba chi phí ẩn ít ai tính:

• Một người không giỏi hết mọi thứ. Nhân viên sửa máy giỏi chưa chắc cấu hình được tường lửa, máy chủ hay sao lưu đúng cách.
• Nghỉ phép, ốm đau, nghỉ việc. Những ngày đó công ty không có ai lo IT. Khi người nghỉ việc, mật khẩu và cấu hình thường ra đi theo.
• Khối lượng việc không đều. Công ty 20 người hiếm khi có đủ việc IT cho 8 tiếng mỗi ngày, nhưng vẫn phải trả lương trọn tháng.

Các hình thức thuê IT thuê ngoài và mức giá

Có ba cách tính phí phổ biến. Doanh nghiệp từ 5 máy trở lên thường chọn gói theo tháng vì biết trước chi phí.

So sánh nhanh: IT nội bộ và IT thuê ngoài

Ví dụ một công ty 20 người: thay nhân viên IT 1–3 năm kinh nghiệm (khoảng 17,9 triệu/tháng) bằng gói khoảng 6–8 triệu/tháng sẽ tiết kiệm khoảng 120–140 triệu đồng mỗi năm.

6 yếu tố quyết định báo giá

1. Số máy tính và người dùng. Đây là căn cứ chính để tính gói tháng.
2. Máy chủ, NAS, tường lửa. Mỗi hệ thống cần giám sát và cập nhật riêng.
3. Số địa điểm và khoảng cách. Văn phòng xa hoặc nhiều chi nhánh làm tăng thời gian di chuyển.
4. Thời gian phản hồi cam kết. Có mặt trong 90 phút khác với “trong ngày”.
5. Giờ hỗ trợ. Giờ hành chính hay cả ngoài giờ.
6. Sao lưu và bảo mật. Gói có kiểm tra sao lưu, thử khôi phục và xử lý mã độc sẽ cao hơn gói chỉ sửa máy.

Những khoản dễ bị bỏ quên khi so báo giá

Hai báo giá cùng 6 triệu có thể khác nhau rất xa. Hãy hỏi rõ các khoản sau có nằm trong gói không:

• Linh kiện và thiết bị thay thế (thường tính riêng).
• Bản quyền phần mềm: Windows, Microsoft 365, phần mềm diệt virus.
• Phí hỗ trợ ngoài giờ và ngày lễ.
• Khôi phục dữ liệu khi ổ cứng hỏng hoặc bị mã hóa.
• Dự án mới như chuyển văn phòng, lắp thêm camera, nâng cấp mạng.

Khi nào nên giữ IT nội bộ

Thuê ngoài không phải lúc nào cũng rẻ hơn. Nên có IT nội bộ khi công ty trên 80–100 người, hoặc có phần mềm riêng cần người theo sát hằng ngày. Khi đó, mô hình kết hợp thường hiệu quả nhất: nhân viên nội bộ lo việc hằng ngày, đơn vị bên ngoài lo mạng, máy chủ, bảo mật và thay người khi nghỉ phép.

Checklist chọn đơn vị IT thuê ngoài

• Có văn phòng và đội kỹ thuật tại TP.HCM, cam kết thời gian có mặt bằng văn bản.
• Khảo sát thực tế trước khi báo giá, không báo giá qua điện thoại.
• Báo giá ghi rõ việc gì nằm trong gói và việc gì tính thêm.
• Có bảo trì định kỳ, không chỉ đợi hỏng mới sửa.
• Bàn giao danh sách thiết bị, tài khoản quản trị cho doanh nghiệp giữ.
• Có kinh nghiệm cả mạng, máy chủ, sao lưu và bảo mật, không chỉ sửa máy tính.
• Có dự án thực tế để tham khảo.

Chi phí IT Support tại Minh Tâm ITS

Minh Tâm ITS có ba lựa chọn cho doanh nghiệp tại TP.HCM:

• Gói Văn phòng: từ 3 triệu/tháng (chưa gồm VAT) cho văn phòng 5 máy chưa có máy chủ. Hỗ trợ từ xa không giới hạn, bảo trì định kỳ mỗi tháng và có mặt tận nơi trong 90 phút trong bán kính 30 km từ văn phòng công ty.
• Gói Doanh nghiệp: cho công ty có máy chủ. Thêm quản trị máy chủ, tường lửa, thử khôi phục dữ liệu mỗi quý và hỗ trợ ngoài giờ đến 20:00.
• Theo lần: cho văn phòng chưa cần gói tháng, báo giá trước khi làm.

Giá theo số máy được báo sau buổi khảo sát miễn phí. Giờ hỗ trợ từ thứ 2 đến thứ 7, 8:00–17:00. Khách hàng có thỏa thuận riêng được hỗ trợ ngoài giờ đến 20:00. Đội kỹ thuật có chứng chỉ Microsoft và Cisco, đã triển khai cho Calyssa Hotel Đà Lạt, Iris Đà Lạt Hotel, Quỹ tín dụng An Bình Phú và nhiều văn phòng, nhà hàng.

Câu hỏi thường gặp